Lunch voor personeel is niet zakelijk

Als u als werkgever aan uw personeel een lunch aanbiedt dan wordt dit in de meeste gevallen aangemerkt als loon, zelfs als de lunch wordt besteed aan werkoverleg. Dat heeft de rechtbank in Haarlem recent bepaald. Een lunch voor werknemers heeft nu eenmaal geen zakelijk karakter in de ogen van de fiscus, aldus de rechter. Ook niet als de werknemers een derde van hun lunchtijd besteden aan werk. Door een lunch te verstrekken besparen werknemers namelijk op hun privé uitgaven, er moet toch gegeten worden. Daarnaast komt het toch vaak voor dat tijdens de lunch zaken die met het werk te maken hebben, ongepland, worden besproken. Het bespreken van zaken geeft nog geen zakelijk karakter aan de lunch.

Het ging in de rechtzaak om een bedrijf dat werklunches voor het personeel als aftrekpost opvoerde. De belastingdienst accepteerde dat niet en legde een naheffing op van in totaal € 3.276. De werkgever is hier tevergeefs tegen in beroep gegaan. Het bedrijf rekende voor elke werknemer de eerste tachtig verstrekte lunches niet tot het loon. De argumentatie hiervoor luidde dat werknemers vaak buiten het kantoor de lunch gebruiken om zakelijke gegevens met elkaar uit te wisselen. Van de dertig minuten die zo'n lunch duurt wordt minimaal 10 minuten over zaken gesproken die het werk betreffen.

De rechtbank vond dat bij deze lunches toch geen sprake was van een meer dan bijkomstig zakelijk belang. Het waren geen vergaderlunches, dus behoren deze maaltijden gewoon tot het loon (op basis van het normbedrag). Als er wel sprake is van een meer dan bijkomstig belang dan kan het verstrekken van een maaltijd zijn vrijgesteld. Hiervan kan sprake zijn in de volgende gevallen:

• al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op niet-permanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens

Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.

Hou dus de exacte omstandigheden in de gaten bij het bepalen of de lunch tot het loon hoort of niet. Hou daarnaast ook rekening met de gevolgen voor de BTW. Het is in ieder geval van belang de bon goed te bewaren en bij voorkeur ook op deze bon te laten vermelden met wie de lunch heeft plaatsgevonden. Laat ook niemand een kindermenu bestellen, het idee dat er kinderen aanwezig waren neemt meteen het karakter van een zakenlunch weg.